Biała lista podatników VAT to elektroniczny wykaz przedsiębiorców i zarazem szczegółowa baza informacji, która została uruchomiona by pomóc firmom w sprawny sposób zweryfikować kontrahentów. Będzie skupiać wszystkie istotne informacje, które do tej pory były rozproszone.

Listę  prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej, w skrócie określany „KAS” i można znaleźć ją na stronie Ministerstwa Finansów, oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej CEIDG.

Po co z niej korzystać ?

Dzięki niej, można łatwo sprawdzić czy dany podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, został skreślony z listy, lub ponownie na nią wpisany.  Jeżeli okaże się, że kontrahent nie figuruje na liście czynnych podatników, to żadna faktura otrzymana od niego, nie daje nam podstaw do odliczenia VAT-u, gdy sami jesteśmy jego płatnikami.

Jak wyszukiwać w nim informacje?

Dane o poszczególnych firmach można wyszukać wpisując nazwę podmiotu, jego NIP, REGON lub numer rachunku bankowego. Dodatkowo, nie musimy posiadać kompletu tych danych, ponieważ system wskaże nam wszystkie podmioty, które spełniają kryteria wyszukiwania.

Dane każdego płatnika VAT, są tam wprowadzone z automatu, a informacje są pobierane przez szefa KAS z rejestrów publicznych. W przypadku gdy informacje o naszej firmie są nieaktualne, możemy złożyć wniosek o modyfikację lub usunięcie.

Numer rachunku bankowego

Na białej liście możemy także znaleźć firmowe numery  bankowe. Nie zostały w niej uwzględnione rachunki ROR, czyli rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, którymi często posługują się osoby fizyczne prowadzące własną działalność.

W sytuacji gdy transakcja wynosi 15000 PLN lub więcej, przed zapłatą, konieczna jest od teraz weryfikacja, czy numer rachunku bankowego, widniejący na fakturze jest zgodny z numerem na białej liście. Dopiero gdy stwierdzimy zgodność z listą, możemy wykonać przelew. Warto  zweryfikować też własne dane, które widnieją na białej liście i ewentualnie usunąć już nieaktualne.

Jeżeli numer, na który chcemy przelać płatność nie jest zgodny z białą listą, wówczas należy poinformować kontrahenta, aby zmienił podany numer lub go uzupełnił. Gdy numer będzie się zgadzał, wówczas można wykonać przelew.

W przeciwnym wypadku, gdy numer nie będzie zgodny z powyższą listą, to od 1 stycznia 2020 roku, nie będzie możliwości zaliczenia takiego wydatku w koszty firmy i będzie trzeba wówczas solidarnie odpowiedzieć wraz ze sprzedawcą za wynikającą zaległość podatkową. Dotyczy to wyłącznie płatności powyżej 15 000 zł. Sankcji można będzie jednak uniknąć, w momencie gdy podatnik do trzech dni od momentu zlecenia przelewu sam zgłosi błąd do skarbówki. Ważne będzie również to, czy rachunek bankowy widniał na białej liście w dniu wykonania przelewu. W kwestiach spornych, decydującym aspektem będzie tutaj dzień zlecenia przelewu, a nie dzień obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.

Urząd Skarbowy planuje przekazanie informacji o rachunkach rozliczeniowych podatników VAT instytucjom finansowym, tak aby można było stworzyć narzędzia, które pozwolą właścicielom firm na etapie przelewu sprawdzić, czy wprowadzany rachunek bankowy znajduje się na liście. Dostarczenie takiej informacji przez bank nie będzie jednak obligatoryjne, a jedynie uznawane za dodatkowe udogodnienie.

Jakie informacje zawiera biała lista podatników VAT?

  • Nazwę firmy lub imię i nazwisko;
  • Numer NIP;
  • Numer REGON, o ile został nadany;
  • Numer PESEL, o ile podmiot posiada;
  • Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
  • Adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
  • Adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej;
  • Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
  • Imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
  • mię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
  • Daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • Podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.

Płatność na rachunki prywatne

Nowe przepisy spowodują, że działy księgowości będą miały o wiele więcej pracy administracyjnej. Wiążą się bowiem z każdorazową weryfikacją rachunków bankowych przy dokonywaniu płatności. Ponadto, tak jak już wspominaliśmy, lista nie zawiera rachunków ROR, które należą do osób prywatnych. W związku z powyższym, jeśli wykonujemy tego typu płatność o wartości przekraczającej 15 000, wówczas każdorazowo należy złożyć do fiskusa zawiadomienie.