Zgodnie z Ustawą o Zmianie Ustawy o Podatku od Towarów i Usług, od stycznia 2022 roku, wchodzi w życie tzw. Krajowy System e-Faktur, który w przyszłym roku będzie jeszcze rozwiązaniem dobrowolnym. Będziemy mogli korzystać z jego użyteczności, lecz nie będzie to obowiązkowe. Ta sytuacja zmieni się – zgodnie z zapowiedziami ministerstwa – od 2023 roku. Wtedy, korzystanie z rządowego systemu będzie już obligatoryjne.
Czym jest Krajowy System e-Faktur i faktura ustrukturyzowana
Krajowy System e-Faktur, to ogólnokrajowy system do fakturowania, oparty na wymianie danych z serwerami Ministerstwa Finansów.
Od stycznia przyszłego roku, podatnicy będą mieli możliwość wystawienia tzw. faktur ustrukturyzowanych według określonego wzoru, na platformie Ministerstwa Finansów. Faktura wystawiona w tym systemie, będzie funkcjonowała obok obecnie istniejących form wystawiania faktur sprzedaży – faktur papierowych i faktur elektronicznych.
Faktura ustrukturyzowana to faktura sprzedaży, wystawiona przez podatnika, która została zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur. Wysłanie takiej faktury do odbiorcy, wymagać będzie jego akceptacji. Na ten moment, przepisy nie przewidują formy udzielenia takiej zgody, zatem będzie ona możliwa w dowolnej formie. Gdy odbiorca nie zgodzi się na wysłanie faktury ustrukturyzowanej, sprzedawca będzie mógł wysłać ją w formie tradycyjnej.
Faktura ustrukturyzowana musi posiadać odpowiedni, przydzielony numer, identyfikujący ją w Krajowym Systemie e-Faktur. Numer ten jednak nie zastąpi numeru faktury, a przepisy Ustawy VAT nie ulegają w tym zakresie żadnym zmianom. Dodatkowo, poza numerem identyfikującym, system będzie nadawał fakturze datę nadania numeru identyfikującego. Po wysłaniu faktury do systemu, będzie on weryfikował zgodność danych ze strukturą e-faktury i przydzielał jej określony numer.
Numer identyfikujące e-fakturę będzie bardzo istotny, ponieważ nadaje on dokumentowi walor faktury ustrukturyzowanej i wyznacza moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego.
W przypadku faktur korygujących, zmniejszających, dzień nadania numeru identyfikującego i data nadania takiego numeru, będzie wyznaczała moment powstania obowiązku po stronie odbiorcy, zmniejszenia swojego podatku VAT naliczonego.
Z nowych przepisów wynika, że odbiorca nie będzie miał wypływu czy wystawiający wystawi fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur czy metodą tradycyjną. Decyzja w tym zakresie pozostaje na razie w gestii wystawcy. W zależności od decyzji odbiorcy w zakresie otrzymania faktury za pomocą nowego systemu, można podzielić faktury ustrukturyzowane na dwie grupy:
*Wystawione i przesłane do odbiorcy przy użyciu wspomnianego systemu;
*Wystawione przy użyciu systemu, ale dostarczone odbiorcy tradycyjnie;
Jakie korzyści wynikają ze stosowania Krajowego Systemu e-Faktur?
Zachętą do skorzystania z tego rozwiązania, ma być krótszy termin zwrotu podatku VAT – 40 dni. Dla przypomnienia – obecnie, podstawowy termin zwrotu podatku VAT wynosi 60 dni. Aby skorzystać z krótszego terminu, należy jednak spełnić określone warunki:
- Podatnik będzie musiał być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny minimum 12 miesięcy
- W danym okresie rozliczeniowym, musi wystawić wyłącznie faktury ustrukturyzowane według określonego wzoru
- Określono również limit zwrotu podatku VAT. Podatek VAT naliczony w krótszym okresie, będzie mógł zostać zwrócony w kwocie maksymalnie 3000 zł, co ma zabezpieczyć przed nadużyciami.
- Posiadać rachunek zarejestrowany na Białej Liście
Kolejną zachętą do stosowania faktur ustrukturyzowanych, to brak obowiązku przygotowania struktury JPK faktura w przypadku kontroli, na żądanie organów kontroli podatkowej. Ostatnią zachętą będzie brak dodatkowych dokumentów potwierdzających uzgodnienia pomiędzy wystawiającym, a odbiorcą, w przypadku wystawienia faktur korygujących. Ponadto przy wystawieniu faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, nie będzie konieczne wystawianie duplikatów, a wszystkie faktury ustrukturyzowane będą archiwizowane w systemie przez 10 lat.
Ograniczenia nowego systemu
Z Krajowego Systemu e-Faktur nie będziemy mogli korzystać w przypadku wystawienia faktur VAT RR (stosowane w przypadku rolników ryczałtowych), jak również faktur pro-forma, które nie są uważane powszechnie za dokument księgowy i nie występuje w przepisach Ustawy VAT-u. Stosowanie faktur ustrukturyzowanych wyklucza również brak wykazania numeru VAT dostawcy i sytuacje, kiedy nie jest możliwa jednoznaczna identyfikacja nabywcy. W tych sytuacjach, podatnik nie będzie mógł wystawiać faktury za pomocą krajowego systemu.
Bezpieczeństwo i wymogi technologiczne
Ministerstwo zapewnia, że system będzie posiadał należyte zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem.
Konieczne będzie dostosowanie systemów informatycznych – istotna będzie aktualizacja posiadanych systemów do fakturowania i rozwiązań księgowo podatkowych. W tym celu ministerstwo opublikowało na ePUAP strukturę logiczną e-faktury. Opublikowany wzór uwzględnia uwagi zgłoszone podczas testów do roboczej wersji struktury.
Wzór struktury logicznej e-Faktury
Wzór struktury logicznej e-Faktury jest dostępny w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Główne zmiany to:
- zmiana opisów kodów krajów członkowskich i kodów walut
- zmiana definicji elementu TAdres, w tym dodanie nowego typu TGLN
- dodanie elementu TZnakowy20
- zmiana definicji elementu TNumerKSeF
- zmiana definicji wybranych elementów znakowych na typ integer
- wprowadzenie maksymalnych liczb wystąpień niektórych elementów np. Transport, WysylkaPrzez
- aktualizacja opisóo niektórych elementów np. P_15, P_18A
- dodanie nowych elementów grupujących, np. Płatności Częściowe, Terminy Planosici, Umowy, Zamowienia.
Celem wprowadzonych zmian jest zwiększenie kontroli nad prawidłowością rozliczeń VAT, uproszczenie systemu kontroli oraz digitalizacja i usprawnienie systemu fakturowania.